시간관리모임을 1년동안 운영하면서 우리 커뮤니티를 어떻게 더 잘 운영할 수 있을까 고민하다

안녕하세요. 저는 '내가 가진 열정으로 세상을 따뜻하게 만든다'는 미션을 가진 장회정입니다. 미션을 실현하기 위해, ‘사람들 안에 있는 열정에 불을 지펴 자신이 원하는 삶을 만드는 것을 돕는다’ 비전을 가지고 두개의 커뮤니티를 운영하고 있는데요.

• 시지삶 - 시간을 지배해서 삶을 관리하는 모임

• 모여공 - 직장인들이 모여서 공부하는 커뮤니티

모여공을 어떻게 만들게 됐고, 홍보 실패부터 성공하는 과정을 글로 소개해왔는데요. 오늘은 시간을 지배해서 삶을 관리하는 모임을 1년 동안 운영하면서, 어떻게 하면 운영을 더 용이하게 하고, 멤버들이 더 좋은 영향을 받을 수 있을까? 고민한 내용을 공유하고자합니다!

들어가며. 시간을 지배해서 삶을 관리하는 모임

시간을 지배해서 삶을 관리하는 모임은 2023년 6월 28일에 시작했어요. 제가 가진 가장 큰 재능 중 하나는 ‘타인에게 뜨거움을 주는 것’이라고 생각하는데요. 2022년 부터 해오던 시간관리를 통해 정말 긍정적인 효과를 보고 삶을 변화시키고 있어서, 이 경험을 공유하고 모임을 함께함으로써, 사람들이 자신 안에 있는 열정에 불을 지피는데 필요한 뜨거움을 주고 싶었어요. 저 또한 함께하는 분들의 열정에 좋은 에너지를 얻고자 모임을 시작하게 됐습니다!

23년 7월부터 24년 8월 31일까지 1년 동안 시간관리모임을 운영하다가, 9월은 잠시 숨을 고르는 시간을 가지고 있어요. 커뮤니티 운영을 더 용이하기 위해 어떤 것이 필요한지 고민해야겠다 느꼈기 때문인데요.

시지삶은 지금까지 6~12명의 인원으로 운영됐어요. 1년 동안 기존멤버 분들이 잠시 쉬기도 하시고 신규멤버분들이 들어오기도 했는데요. 모임 구성원이 어떻게 구성되든 모임 운영자인 저에 너무 의존성이 크다보니 관리 리소스가 정말 많이 들어갔고, 제가 여기에 리소스를 적게 투입하면 이탈률이 정말 심했기 때문이예요. 또한 일년동안 쉬지 않고 운영하느라, 개선포인트들을 반영하지 못하고 쌓아둔 경우가 많았어요. 어떻게 하면 운영을 더 용이하게 하고, 멤버들이 더 좋은 영향을 받을 수 있을까? 고민을 시작했습니다.

본문. 어떻게 하면 나도 좋고, 멤버들도 좋은 커뮤니티로 만들 수 있을까?

계속해서 고민 만 할 순 없기에, 고민을 하는 기한도 정했어요. 10월 7일부터 시지삶을 시작하겠다고 랜딩페이지를 통해 공지하고 기존 멤버들에게도 공지했어요!

제가 고민한 포인트는 두가지였어요.

(1) 커뮤니티 운영자인 나에 대한 의존도를 낮추고, 나의 관리 리소스도 줄여야한다.

(2) 멤버들이 시간관리모임을 하면서 느꼈던 아쉬운 점은 줄이고, 좋았던 점은 극대화시켜야한다.

(1) 커뮤니티 운영자인 나에 대한 의존도를 낮추고, 나의 관리 리소스도 줄여야한다.

🚨사용하는 툴을 축소 하자

시지삶은 1년 동안 8개의 기수를 운영 하면서 다양한 툴을 사용했어요. 시지삶의 주요 기능은 총 3가지인데요. 각 기능을 극대화 하기 위해 다양한 툴을 사용하고 있어요.

• (공지) 모임 전 공지글 작성 : 우피(노션페이지)

• (인증) 매일 본인의 플래너를 인증 : 오픈채팅방 → 네이버밴드

• (회고) 주간/월간 회고 템플릿에 맞게 일요일에 회고 작성 : 스프레드시트

• (모임) 템플릿에 작성한 내용을 바탕으로 매주 월요일 회고 모임 : 게더타운

이렇게 많은 툴을 사용하다보니 모임 시작 전 제가 관리해야하는 리소스도 많았고 멤버 분들도 너무 많은 툴을 봐야해서 불편함이 있었어요. 합칠건 합치고 축소해야겠다고 느꼈어요.

🔥자동화 하자

관리나 온보딩을 돕기 위해서 단순 반복 업무가 정말 많더라구요. 시지삶 하나의 커뮤니티를 운영할 때는 괜찮았는데, 모여공까지 2개 이상의 커뮤니티를 운영하면 부담이 되겠다는 생각이 들었어요. 봇이나 재피어를 활용하여 운영 리소스를 절감하고, 온보딩 또한 횟수를 카운트해서 일정 수준에 미치지 않는 경우 관리할 수 있게 만들어야겠다 느꼈어요!

• (1) 공지 - 일정/템플릿/ 모임&댓글 짝꿍

• (2) 주간회고/월간회고 스프레드시트 생성

• (3) 인증 횟수 확인하고 공지

• (4) 인증이나 활동이 저조할 경우 연락

(2) 멤버들이 시간관리모임을 하면서 느꼈던 아쉬운 점은 줄이고, 좋았던 점은 극대화시켜야한다.

시지삶은 매 기수가 끝날때 마다 만족도 조사를 받고 의견을 듣는데요. 매 기수가 시작할 때 마다 이 내용을 다음 기수에 반영하는 방식으로 애자일하게 진행해왔어요. 지금까지 쌓아둔 만족도 조사 내용들을 다시 읽으면서 느낀 멤버들이 시지삶에서 만족하는 가장 키 포인트는 세가지였어요.

• 회고 인증

• 회고를 돕는 템플릿

• 회고 모임

하지만 멤버들이 아쉬워했던 부분도 있었습니다. 특히 기존 툴에서 해결하기 어려웠던 것은, 월초에 계획을 세우더라도 바쁜 삶을 살다보면 까먹게 되서 내가 계획한 대로 살지 못한다는 점이었는데요. 저도 이런 아쉬움이 있어서 태블릿 배경화면은 월간계획으로 바꾸고 인쇄해서 잘보이는 곳에 붙여두곤 했는데요. 지금까지는 스프레드시트로 확인할 수 있게 만들었는데 매주/매달 작성한 내용을 DB화 해서 일정 주기별로 리마인드를 해준다거나, 본인의 목표를 아주 쉽게 조회하고 확인 할 수 있도록 만들어야겠다고 느꼈어요. 모임 마지막에는 시지삶 활동을 한 눈에 볼 수 있고 본인의 회고 내용이 모두 담긴 문서나 데이터를 제공해주면 더 의미있을 것 같구요!

마무리. 다음 글 예고

1년 동안 쉼 없이 운영하다가 9월에 잠시 멈추고 1년간의 활동을 돌아보며 고민한 내용을 10월부터 시작하는 시간관리 모임에 적용하려고 합니다. 다음 글에서는 어떤 개선 방안을 도입했는지, 그리고 이를 어떻게 구현했는지에 대해 공유할 예정입니다. 기대해 주세요!