정산 메일을 자동화하기 전에 보냄과 끝남부터 구분했습니다

세금계산서와 입금 확인 메일을 다루다 보면 발송 자체보다 그 다음이 더 어렵습니다. 상대가 확인했는지, 입금이 끝났는지, 증빙을 어디에 보관했는지가 각각 다른 상태이기 때문입니다.

오피셜메일 운영 흐름을 정리하면서 정산 메일을 네 상태로 나눴습니다.

• 발송 전
• 회신 대기
• 처리 대기
• 완료·보관

그리고 제목에는 거래처·기준월·요청 종류를 넣고, 본문 마지막에는 다음 행동 하나와 기한만 남기는 기준을 세웠습니다.

외부 연동과 AI 릴레이도 단순히 메일을 많이 보내는 기능으로 보지 않았습니다. 주문·거래 정보를 불러오고, 발송 결과와 회신 여부를 기록하고, 기한을 넘긴 건만 다시 확인하는 흐름을 만드는 데 초점을 맞췄습니다.

작은 팀일수록 자동화의 기준은 발송량보다 누락과 중복 확인이 얼마나 줄었는가여야 한다고 생각합니다.

정산 메일을 고객 문의와 분리하는 구체적인 운영 기준