"대기업 행사 같아요" 말 들은 커뮤니티 밋업 혼자 준비하기

안녕하세요. 오늘을 소중히 음미하는 사람들의 모임, 세이브 데이즈 파운더 임다영입니다.

save days 커뮤니티를 운영하고 전체 밋업은 이번이 처음이었는데,

커뮤니티 기획자로 활동 중이신 참가자께서 "대기업 행사 같아요!"라고

말씀해주셔서 정말 기뻤습니다.

혼자서 기획, 디자인, 운영 등을 잘 할 수 있을까 걱정이 많았거든요.

어떻게 준비했는지 기록을 공유해, meet-up을 준비 중이신 분들께 응원을 건네고 싶습니다. ☺️👍

✅ 행사 기획

그동안 딱딱한 분위기의 행사의 PM도 맡아봤지만
'네트워킹'을 통한 멤버들의 시너지를 원했기 때문에
편안하고 자유로운 분위기를 지향했습니다.
더불어 1인이 운영하는 커뮤니티인만큼 참가비를 받지 않으면서도 지출을 최소화 할 수 있도록 기획했어요.

• 행사 목적: 비슷한 관심사와 나를 위한 하루를 만드는 사람들이 모인 save days 커뮤니티 구성원의 네트워킹

• 행사 목표: 상호 교류를 통한 인적 네트워크 형성 및 커뮤니티 활성화

• 행사 컨셉: 편하고 자유롭게 교류할 수 있는 분위기 (like 스탠딩 파티, pot-luck 파티)

• 참석 조건: save days 프로그램 참가 이력이 있거나 본 커뮤니티에 관심이 높은 이

✅ 행사 준비

위와 같은 내용을 기획한 뒤 본격적으로 초대장 및 RSVP 발송, 선물 및 이벤트 준비, 장소 섭외, 행사 물품 디자인 및 발주 ........ 등등을 준비했습니다.

• 초대장 및 RSVP 발송
초대는 save days 멤버 전원이 모인 오픈채팅방에 전달했습니다.
행사 일자도 해당 톡방에서 투표를 통해 결정했어요.
RSVP는 제가 애용하는 tally.so 로 폼을 만들어 전달드렸습니다.

• 선물 및 이벤트 준비
그동안 세데즈 프로그램에 열심히 참가해주신 분들이 행사에 꽤 참여하셨어요.
감사의 의미로 꼭 선물을 드리고 싶어서 세데즈 MD를 선물했습니다.
(세데즈 MD는 현재 운영 중인 프로그램에 참여 시 유용한 것들로 준비했어요.)

그리고 네트워킹을 돕기 위한 이벤트도 준비했습니다.
그건 바로 이름 빙고 게임!
입장 시 웰컴 카드를 나눠드렸는데요. 뒷면에는 네트워킹에서 이야기를 나눈 사람의 이름을 적을 수 있는 빙고 칸을 만들었어요. 게임 덕에 더 편하게 말을 걸고, 이름도 한 번 더 기억할 수 있는 방법이었답니다.😉

• 장소 섭외
이 모든 기획을 실현하기 위해서는 장소가 가장 중요했어요.
제가 원했던 분위기를 위한 곳이 딱 떠올랐는데 그건 바로
합정동에 위치한 'LOOPER LOUNGE'였습니다.
전 회사에서 컨퍼런스 PM을 맡았을 때 루퍼 대표님을 뵌 적이 있는데,
그 인연으로 장소를 섭외할 수 있었어요.
자유롭고, 예쁘면서, 네트워킹 하기에 딱 좋은 분위기였답니다.
칵테일도 센스있게 만들어주시고, 사진도 잘 찍어주신 닉 최고👍
루퍼 라운지로 칵테일 마시러 가시는 거 추천드립니다!

• 행사 물품 디자인 및 발주

사실 가장 애먹은 부분이었어요. 왜냐면 행사 전날까지 택배가 도착하지 않았거든요!
결국 퀵으로 받아서 겨우 해결할 수 있었습니다.
디자인도 혼자 해야해서 어려웠지만, 브랜드 키비주얼을 최대한 유지하면서 깔끔하게 디자인했어요. 그리고 웰컴카드로 드리는 만큼 본인의 이름을 적을 수 있는 칸, 이름 빙고 게임, 웰컴드링크 이용권 등 알차게 내용을 넣어두었습니다.

✅ 행사 후기

이렇게 준비하고 세이버 (멤버님들 애칭) 분들을 맞이했을 때는 너무 벅찼어요.
전날 태풍이 지나가서 비가 왔는데도, 많은 분들이 와주셨거든요.
나누는 이야기도 좋았고, 무엇보다 제가 없어도 자연스럽게 대화가 풍성하게 이어지는 부분이 참 멋졌습니다.

행사가 끝난 뒤, 정말 인복이 많다는 걸 새삼 느꼈고
제가 행사 PM과 사람을 좋아한다는 걸 또 한번 깨달았습니다.🤭
다음에도 멋진 행사를 열어보고 싶어요.

디스콰이엇 멤버님들은 어떤 행사 경험이 있으신지,
어떤 행사를 열어보고 싶으신지 궁금하네요!

𝑾𝒆 𝒄𝒂𝒏 𝒎𝒂𝒌𝒆 𝒕𝒐𝒅𝒂𝒚 𝒂 𝒃𝒆𝒕𝒕𝒆𝒓 𝒅𝒂𝒚.
오늘을 소중히 음미하는 사람들의 커뮤니티, save days