개발자 없는 팀 노션 신규 기능 적극 활용해 생산성 끌어올리기

힐니스북은 물리치료사 강사의 1:1 화상 수업으로 개인맞춤형 자세분석컨설팅과 운동코칭 서비스를 제공하고 있어요. 작년까지 운영하던 앱서비스를 종료하고 홈페이지 중심으로 외부 tool들을 이용해서 서비스를 운영 중이예요. 아직 서비스 규모가 작고 투자유치 전이기 때문에, 마케터 보란듯 님이 서비스 운영까지 담당하고 계시는데요. 이런 일의 특성 상, 문제 발생 전에는 티나지 않는 꼼꼼한 관리 공수가 사실은 힘든 일이죠. 매번 칭찬 드리지는 못했지만 알고 있었고 이번 기회에 갑분 보란듯 님께 감사함을 전합니다.

매칭수가 늘어나면서 팀은 생산성을 올리고 싶었고, 저는 링크드인에 SOS 포스팅을 올렸어요. 팀 초창기, 인턴으로 활약했고 이제는 노션 컨설턴트인 Seo Kyung Kim 께서 포스팅을 보시고 힐니스북 팀의 Notion 활용 현황을 점검, 개선하는 프로젝트를 제안해주셨고, 어제 wrap-up meeting 을 가졌습니다.

🤒 힐니스북 팀의 페인포인트🤒

절대적인 시간 ⏰

개인정보 보호를 위해 힐쌤 개개인이 볼 수 있는 페이지와 팀이 보는 페이지를 나누어 촘촘하게 관리 하다보니,

예약 시 사전설문 > 힐쌤 매칭 (배정) > 힐쌤과 유저에게 안내 > 수업완료 후 일지작성 독려 및 전달 > 힐쌤 정산

과정마다 팀 용/힐쌤 용 페이지 신규 생성, 복붙 등 짜치고 시간이 많이 드는 일을 묵묵히 수행하고 계셨는데요. 이 시간을 조금이라도 줄이고 싶었어요.

2. 다른 tool간 데이터 이전 시 휴먼에러 🚨

홈페이지, Naver예약, Google form 등을 통해 득한 데이터를 노션에 한 번 정리하고, 팀에 일정을 Google calendar로 확정 공지하는 과정에서 가끔은 missing되는 step이 생길 때도 있고 정확한 일정을 등록하지 못하는 등 휴먼에러가 발생할 때가 있어요. 이런 실수는 힐쌤과 유저는 대기 중인데 수업이 열리지 않는 등 서비스 완결성에 치명적이기도 함과 동시에 담당자는 그동안 묵묵히 수행했던 많은 일의 공로를 인정받지 못하고 실수만 부각되는 억울한 마음이 들 수 밖에 없게 되는 상황이라 최소화하고 싶은 포인트였어요.

✅ 노션킴의 SOLUTION

꼼꼼하게 저희 업무 프로세스를 파악하신 노션킴 님은 게스트 접근권한을 받으시고 단순 제안에 그치는 것이 아니라 아예 새로운 페이지를 생성하고 테스트를 진행해주셨는데요. 노션킴의 제안은 디테일하게 여러가지가 있지만 크게 5가지로 요약되는데요, 이 개선들로 복붙 단계를 줄이고 훨씬 직관적인 템플릿이 완성되었어요.

1️⃣ 데이터베이스 연동

사전설문 외부폼 데이터, 노션 신규예약 데이터베이스로 연동, 자동입력

Google form으로 받던 사전설문 🗒 을 Tally로 변경, 설문이 완료되면 자동으로 노션 페이지에 입력이 되게 했어요. 구글폼>Zapier>노션 데이터베이스 연동도 Zapier 유료사용 시 가능하지만, 초기 스타트업인 저희는 현재로서는 가능하면 무료 tool을 활용해 자동화하고 싶었답니다. 이미 쓰고 있는 유료 tool이 너무 많아요 ㅠ

이로서 구글폼으로 진행할 때 설문을 완료했는지 안 했는지 계속 확인해야 하는 공수가 줄고, 구글폼에서 노션으로 copy & paste를 할 필요도 없어졌구요. 다만 현재, 핸드폰 정보 데이터만이 안 오는데 ❓ Tally팀 혹시 보고 계신다면 도와주세요^^

2️⃣ 템플릿 간 데이터베이스 자동입력

힐쌤, 일정 확정 후 ‘매칭완료’ 버튼을 클릭🖱하면 매칭 완료 캘린더 📆 에 이동 자동입력이 되는 매직. 3년 넘게 노션을 사용했지만 깃허브 사용을 하지 않은 이후로는 노트나 저장공간에 가깝게 노션을 활용했는데, 이제 노션의 진가를 알아보게 되었네요.

3️⃣ 템플릿 자동 생성

힐쌤 개인별 페이지에서 신규 수강생을 추가하면 수강생 개인별 페이지 양식 자동 생성

4️⃣ 버튼 활용 기능 적용

수강권 가격별 가격, 힐쌤 별 계좌번호 등이 선택 시 자동연산되고 리포트화.

5️⃣ 요청한 폼 입력 시, 담당자 자동 태그로 알림

힐쌤이 수업 후 일지 작성을 완료하면 담당자인 보란듯 님께 자동태그 되어 알람 📢

프로젝트를 성공적으로 리드하고 다음 개선포인트까지 메모해두신 노션킴님, 다른 팀에도 노션팀의 노션 컨설팅을 적극 추천 드리고 싶어요. 후회하지 않으실 거예요!!! 특히 개발자가 처음부터 없으셨거나 팀 사정상 개발자 없이 존버하는 팀이 계시다면, 다행이 다양한 tool들이 AI를 접목하고 integration되면서 스타트업하기 좋은 환경으로 변화하고 있으니 개발자가 조인하는 때까지 비즈니스를 키우며 버티고 기다리자고 말씀드리고 싶어요.

예를 들면 노션에는 캘린더가 생겼고, Zoom에도 AI기능이 탑재되었으며, Google calendar에도 Calendly같이 미팅콜을 받는 기능이 생겼죠. 작은 기능들이 큰 tool에 계속 업데이트가 되고 있으니 초기 스타트업의 운영은 계속해서 최적화될 수 있습니다. 파이팅!

보시면서 조언 주시고 싶으신 분들은 언제든 환영입니다.

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