회의를 프로처럼 하는 방법

최근에 회의할 일이 없었다가 다시 회의를 많이 하게 되었다. 그리고 회의한테 겁나 뚜들겨 맞았다.

중구난방한 대화 내용에 끝없이 늘어지는 시간, 중간 중간에

‘우리가 근데 이 이야기를 왜 하고 있지?’

라는 모먼트들. 회의를 하다가 시계를 보면 어느덧 하루는 다 갔고 한 일이라곤 커피마시고 밥 먹은 거 밖에 없다.

좋은 회의는 팀을 얼라인 시키고 더 나은 의사결정을 할 수 있도록 돕는다.

나쁜 회의는 팀 생산성의 가장 큰 적이다. 더 이상 회의에게 우리들의 소중한 시간을 뺏길 수 없다.

다시 회의를 패기 위해 회의 잘하는 법을 정리해본다.

(Arthur Worsley의 블로그에서 배운 내용을 요약해봤다)

4줄 요약

하지 마라

진짜 하지마라. 하기 전에 꼭 필요한 회의인지 확인해보자. 이 회의의 목적은 무엇인지? 꼭 회의를 통해서만 그 목적을 달성할 수 있는지 보자.

예를 들면, 각자의 이번 주 계획을 공유하기 위한 회의를 한다고 해보자. 그런데 진짜로 이걸 회의를 해야할까? 그냥 글로 작성해서 슬랙으로 공유하고 서로 피드백할 것이 있다면 댓글로 달아주면 된다.

가장 안좋은 건 목적이 아예 없는 회의이다. 이런 회의는 회의가 아니라 프로젝트에 대한 잡담으로 간다. 회의가 목적이 없다면 회의 후 행동 변화도 없다. 그냥 이야기한 시간일 뿐이다.

어떤 질문에 대한 답을 하고자 하는건지, 중요한 소식을 팀에게 전파하는 건지, 브레인스토밍을 하려고 하는건지 그 회의를 하는 목적과 결과물을 명확히 할 수 있어야한다.

회의를 제안한 사람은 이것을 글로 써서 회의 참석자 전원에게 사전에 공유하자.

미리 생각해와야할 것이 있다면 그것을 회의 시작 전까지 글로 받자.

퍼실리테이터의 역할은 세 가지이다.

퍼실리테이터는 시작하자마자 오늘 회의의 목적에 대해 다시 한 번 말해준다. 그리고 정신을 바짝차리고 그것에 벗어난 것들은 철저히 처낸다. 이런 것들은 메모해뒀다가 회의가 다 끝난 후에 다음에 이야기하도록 하자고 사전에 합의를 하자.

그리고 시간을 잘 보면서 논의해야할 것 분석/정리 → 논의 → 내용들을 요약 → 결정을 내리기 단계로 쭉쭉 진행시켜야한다.

무사히 회의가 끝났다고 안심하긴 이르다. 그렇게 열심히 한 값진 회의가 제 값을 하려면 회의의 결론을 갖고 액션 플랜으로 만들어야한다.

그 액션 플랜을 명확히하고, 이것들이 적용이 됐는지 확인까지 해야 회의가 정말 의미있는 회의가 된다.

이 네 가지를 기억한다면 회의에게 뚜두려 맞는 일은 없을 거다.

100일챌린지#089

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