더 나은 일하는 방식을 위한 회고 방법

최신 생산성 향상 & 자기 계발 AI ToolKit을 직접 사용하여 효과가 있는 툴을 소개하는 @tech_toolkit 을 운영하고 있어요. 최근 <AI 회고 ToolKit> 베타버전을 오픈하였고 <AI 회고 ToolKit> 을 통한 변화를 관찰하고 있어요.

오늘은 <AI 회고 ToolKit> 베타 버전에 포함된 '팀 회고 운영 방법'을 소개할게요.

회고 목적

• 회고 목표를 잘 세우면 회고에 투자한 시간만큼 얻는 가치가 무엇인지 알 수 있다.
• → 팀원도 회고를 낭비하는 시간이 아니라 본인에게 도움이 되는 시간이라고 생각하고 참여한다.
• 다음은 회고에서 사용할 만한 유용한 목표입니다.:

1. 우리 팀은 어떻게 하면 더 효율적으로 작업할 수 있는지에 대해 이해하고 개선한다.
2. 우리가 무엇을 잘했는지 알아낸다.
3. 주어진 목표 뒤에 숨은 원인을 이해한다.
4. 고객에 대한 반응을 개선한다.
5. 불편해진 관계를 개선한다.

일반적인 목표와 달리 반드시 피해야 할 것:

1.‘구체적으로 측정할 수 있는 결과’를 목표로 정의하는 경우는 피하자.

• 목표 예시) “실적 평가를 없애고자 인사관리 부서를 설득할 방법을 결정한다.”
• → 실제 행동에 대한 다른 가능성이나 팀이 직면한 다른 커다란 문제를 고려하지 못한다.

2.너무 넓고 모호한 목표를 정의하는 경우는 피하자.

• 목표 예시) “잘못된 문제를 테스트를 통해 파악하자.”
• → 팀을 엉뚱한 방향으로 향하게 만들거나 팀원들끼리 서로 비난할 실마리를 제공할 뿐이다.

회고 구조 소요 시간: 120분

1. 사전 준비
2. 자료 모으기
3. 통찰 도출
4. 시도할 것 결정
5. 회고 마무리

위 구조를 이용하면, 팀에게 다음과 같은 도움을 줄 수 있어요.

1. 서로 다른 관점을 이해할 수 있어요.
2. 서로의 자연스런 사고 과정을 이해하고 따를 수 있어요.
3. 팀의 현재 방법론과 실천법의 의도를 이해할 수 있어요.
4. 회의를 통해 미리 생각해 둔 결론이 아니라 의미 있는 결론을 도출할 수 있어요.
5. 다음 이터레이션 때 시도해 볼 활동과 실험을 확실히 정하고 회고를 마칠 수 있어요.

1. 사전 준비를 한다. 소요 시간: 6분(5%)

아래의 질문으로 회고 사전 준비해요.

1. 회고를 진행하는 주위 환경은 어떠한가?
2. 회고의 목적은 무엇인가?
3. 회고를 진행하는 시간은 얼마나 걸리는가?
4. 어디서 회고를 진행할 것인가?
5. 회고의 기본 구조가 무엇인가?

2. 자료를 모은다. 소요 시간: 40분(30-50%)

• 비난할 대상을 찾기보다 열린 토론을 조성하여 문제의 근본 원인을 알아볼 마음가짐을 갖춘다.
• 회고를 한두 주 간격으로 진행한다면, 한두 주 간격 동안 발생한 여러 사건과 의사소통, 작업 내용 등에 관한 자료 등에 관한 자료를 모으는 행위가 자칫 시시해 보일 수도 있다. 하지만 만약 누군가 한 주 동안 작업한 내용에서 하루라도 빠뜨리면, 한 주 동안 일어났던 일의 20%을 잃어버리는 셈이 된다.
• 자료를 모음으로써 참여한 모든 개개인의 관점을 전체의 관점으로 확장한다.

→ 관점의 확장을 위해  <AI 회고 ToolKit> 에서는 AI를 활용한 회고 질문 생성 가이드를 제공하고 있어요.

• 자료를 모은다는 것은 일어났던 ‘모든 일을 공통의 그림으로 그려낸다’는 의미다.
• 이유:
• 설령 같은 사건을 바라본다고 해도 사람마다 시각이 다를 수 있기 때문이다.
• 공통의 그림이 없다면, 각자 자신의 의견과 믿음만 증명하려 할 것이기 때문이다.

수집하는 자료 예시:

2-1. 측정, 완료된 기능, 사용자 스토리, 사건 같은 눈에 보이는 자료부터 시작한다.

• 측정에는 소멸 차트(Burndown Chart), 작업 속도, 결함 개수, 완료된 사용자 스토리 수, 리팩터링한 코드의 양, 공수 자료 등
• 사건은 회의나 의사결정 시점, 팀원 변경, 프로젝트 중간 점검(마일스톤), 축하 모임, 새로운 기술 채용 등 팀원들에게 의미 있는 사건이면 무엇이든 포함된다.
• 회고 진행자는 사람들이 팀 달력과 문서, 이메일, 차트 등의 결과물을 공통의 그림에 포함시키도록 독려한다.

2-2. 눈에 보이는 요소들은 자료의 일부분일 뿐이다. 자료에서 절반 이상은 감정이라는 요소가 차지한다. 

• 사람들의 감정에 대해 주의를 기울이면 무슨 일이 일어났었는지, 팀 작업을 하면서 사람들이 무엇을 중요하게 생각했는지 알 수 있다.

3. 통찰을 이끌어낸다. 소요시간: 25분(20-30%)

• 팀을 성공으로 이끈 조건, 상호 작용, 패턴들이 무엇인지 팀 스스로 검토할 수 있도록 돕고 회고 진행자는 강점, 취약한 점, 부족한 점을 조사한다. 그리고 위험요소와 예측하지 못한 사건 혹은 결과들을 찾는다.
• 문제점이 발견되면 문제를 해결하려 바로 뛰어들기 보다는 문제의 근본적인 원인을 팀과 함께 찾는다. 팀은 한발 뒤로 물러서서 여유를 가지고 큰 그림을 함께 보다보면 가장 근본적인 원인을 찾게 된다.
• ‘왜?’ 라는 질문을 하고, 무엇을 지난번과 다르게 진행할지 생각해 볼 차례다.
• 얻게 되는 것:
• 통찰을 통해 팀은 어떻게 하면 더 효율적으로 작업할 수 있는지 알게 될 것이다.
• → 회고의 궁극적 목표이다.
• <AI 회고 ToolKit>에서 소개하는 회고 방법은 KEEP / PROBLEM / TRY
• 이유: 성장을 위해 가장 효율적이고 합리적으로 회고할 수 있는 방법론
• KPT 회고는 프로젝트 진행과정에서 좋았던 점을 Keep(유지)하고, Problem(문제)을 명확히 정의하고, 이를 바탕으로 Try(시도)할 것들을 정리하는 회고 방법

4. 무엇을 할지 결정한다. 소요시간: 20분(15-20%)

• 위에 발견한 문제를 해결하기 위해 시도해 볼 작업과 개선 사항의 목록을 작성한다. 목록이 작성되면 가장 중요한 항목을 고른다.
• → 우선순위를 정하기 위해 팀 투표를 진행한다.
• 개선하고자 하는 일이 너무 많더라도, 한두 개만 다음 이터레이션에서 적용할 수 있도록 선택한다.
• → 회고 진행자는 팀이 충분히 실천할 수 있고 긍정적인 결과를 도출할 수 있는 항목을 선택하도록 도와야 한다. 만약 이전 이터레이션에서 시도했던 변화가 너무 고통스러웠다면, 이번에는 조금 덜 복잡한 것을 선택하게 하는 것이다.
• 얻게 되는 것:
• 회고를 통해서 결정한 사항들을 행동으로 옮기다 보면 팀에게 ‘추진력’과 ‘신뢰관계’가 쌓인다.

⚠️ 아무것도 하지 않는 회고 피하기 ⚠️

• 문제의 원인을 팀 바깥으로 돌리고, 외부 사람들이 상황을 바꿔 주기만을 바라는 팀은 결국 무너진다.
• → 다른 사람이 바꿔 주기를 기다리는 건 매우 어리석은 행동이다.
• → 변화를 시작할 때 가장 영향력을 행사할 수 있는 곳은 바로 ‘팀 내부’다.
• 팀에게 그 문제를 직접 제어할 통제권이 없더라도 팀의 반응에 영향을 미치거나 변화를 줄 만한 행동은 취할 수 있다.
• ‘변화는 일상적인 작업 중에 일어난다.’ → 일단 빠르게 시도하고 빠르게 개선하는 마음 가짐을 가지자.
• 회고를 시간낭비라고 생각하는 팀들은 일상적인 작업 계획과 개선 계획을 분리시킨다. 이렇게 계획이 분리되어 있으면 일상 작업외의 일을 할 여유가 전혀 나지 않는다.

5. 회고를 끝낸다. 소요시간: 12분(10%)

• 이번 회고에서 쌓았던 경험과 다음 회고에서 진행할 계획을 어떻게 문서화할 것인지 결정한다.
• 팀원들이 회고에서 배운 것을 잊어버리지 않아야 함을 명심한다.
• → 결정한 실천 과제들을 일상 업무 중에 자주 말하고 잘 실천되고 있는지 확인한다.
• → 결정한 실천 과제들을 일상 업무 중에 자주 말하고 잘 실천되고 있는지 확인한다.
• 끝내기 전에 회고에 대한 회고를 한다.
• 회고를 끝낼 때는 팀원들에게 한 이터레이션 동안 작업한 노고와 회고를 하면서 들인 수고에 대해 감사를 표한다.

6. 여유 시간. 소요시간: 17분(10-15%)

*위 구성을 만들기 위해 참고한 자료는 <애자일 회고> 입니다.

<AI 회고 ToolKit> 에서 AI가 회고의 생산성을 극대화하는 3가지

1. 팀 회고 주제, 시기, 직군 등에 따라 AI가 생성한 깊이 있는 질문을 통해 다양한 새로운 관점으로 회고할 수 있어요.
2. 팀의 일하는 방식에서 놓쳤던 부분을 AI가 생성한 질문을 통해 살펴볼 수 있어요.
3. AI의 성공적인 협업/ 소통 방식을 통해 팀 내 충돌 관리를 할 수 있어요.

<AI 회고 ToolKit> 베타 버전을 팀 또는 개인 목적으로 사용하고 싶은 분은 아래 메일로 연락 주세요.

• techtoolkit.official@gmail.com